6 mýtů o produktivitě – čeho se raději vyvarovat
S blížícím se koncem roku přichází opět čas bilancování a předsevzetí do toho dalšího. Řada z nás by ráda pracovala efektivněji, tak, aby své úkoly zvládala včas, bez problémů a „v pohodě“. Na internetu a v nesčetných knihách o time managementu najdeme mnoho zaručených rad, ale některé z nich jsou spíše mýty, které k produktivitě příliš nepomohou. Které z těchto zaručených rad stojí za pozornost a čím bychom se raději řídit neměli? Praktické zkušenosti nabízí Jan Dvořák, ředitel počítačové školy Gopas, která kromě školení IT dovedností poskytuje také manažerské kurzy včetně time managementu.
1. Mýtus: Vše je potřeba dopodrobna naplánovat
Plánování má jistě svoje místo, ovšem plánovat opravdu vše od začátku až do konce, to vytvoří nesmírný objem desítek a stovek pidi-úkolů, v jejichž moři si o produktivitě můžete nechat leda tak zdát. Pokud vedete skupinu lidí, je pro ně ideální jednoduché krátkodobé zadání typu jeden úkol = jeden člověk = max. 2-3 pod-úkoly dopředu naplánované, od vás se bude očekávat náhled dlouhodobý. Ale opět všeho s mírou – příliš podrobné dlouhodobé plánování s sebou nese malou pružnost v případě, že je třeba udělat menší odbočku jinam.
2. Mýtus: Neodkládej na zítřek, co můžeš udělat dnes
Představa, že všechno stihnete dnes, je nereálná, a pokud se o to chcete snažit, máte zaděláno na tzv. „vyhoření“. Nejprve přidáte jeden úkol, pak další … a nakonec zjistíte, že pracujete 14 hodin denně a rodina vás vidí pouze tehdy, když si jdete pro čistou košili. Občas je třeba „zabrat“ a dotáhnout určitý projekt, nabídku, uzavřít obchod, ale potom byste měli zase nabrat tělesné i duševní síly. Manažeři mívají občas tendence se v rámci praktikování tohoto hesla přehlcovat na určité denní či noční hodiny prací, což vede často k jejich vyčerpání a neefektivitě v dalších dnech.
3. Mýtus: Pracuj na tom tak dlouho, dokud to nedotáhneš
Cílevědomí lidé by měli umět dotahovat vše do konce – nebo ne? Zkušení produktivní lidé vědí, že občas je třeba něco vzdát, aby zůstali zaměření na to důležité. Pokud něco dlouho odkládáme, naše podvědomí to zařadí mezi irelevantnosti a danou věc pak řešíme s nechutí, dlouho a většinou špatně.
4. Mýtus: Produktivita znamená udělat více práce za kratší dobu
Náš den má jen omezený počet hodin, stihneme omezené množství úkolů, schůzek, mailů, telefonátů. Produktivní proto není ten, kdo toho udělá nejvíce, ale ten, kdo dokáže správně volit priority a stihnout to, co je opravdu důležité. A i když to někteří zaměstnavatelé neradi uslyší, ti, kteří pravidelně zůstávají v práci dlouho do večera, výkonní a produktivní opravdu nejsou.
5. Mýtus: Výkonný člověk zvládá multitasking
I když se to často traduje, ani ženy neumějí dělat více věcí najednou tak, aby se na všechny z nich soustředily. Reálně zvládneme multitasking u jednodušších úkolů, efektivní řešení složitějších záležitostí vyžaduje naši nedělenou pozornost. A snaha řešit více úkolů najednou zvyšuje míru stresu, což vede k většímu množství chyb a většinou také potlačení kreativity.
6. Mýtus: Nicnedělání škodí, je to forma prokrastinace
Nedělám dost, jsem špatný člověk – občas se z produktivity stává posedlost. Uvědomte si ale, že pokud si neumíte občas opravdu odpočinout, nemáte pak „z čeho brát“ v době, kdy je třeba zabrat, navíc jste často unavení. V současné době je podpora aktivního odpočinku zaměstnanců módním trendem – na mnoha pracovištích se budují relaxační a sportovní zóny, firmy finančně podporují aktivní odpočinek a relaxaci svých zaměstnanců. Ale i když nemáte tyto možnosti, nezapomeňte se několikrát za den zvednout ze židle, protáhnout a krátce provětrat, na chvilku vypnout, práce vám pak půjde lépe od ruky.
„Naše školení time managementu není koncipováno jako návod, sestava rad a kroků pro zlepšení organizace času. Vycházíme z toho, že pokud chcete být efektivnější, musíte se nejprve sami rozhodnout něco změnit. Proto se v první řadě snažíme účastníkům pomoct poznat sama sebe, a definovat životní cíle. Metody efektivního využití času pak objasňujeme pomocí praktických příkladů a cvičení,“ uzavírá Jan Dvořák.
